Juttelin konsulttifirmaa pyörittävän toverini kanssa taannoin yrityksen kirjanpidon järjestämisestä.
Taustaksi todettakoon, että ystäväni oli jo viiden vuoden ajan hoitanut omin nokkinensa kaikki putiikkinsa kirjanpito asiat. On kuulemma ladannut netistä hyvän kirjanpito-ohjelman. Nimi ei nyt muistu mieleen.
Noh, joka tapauksessa: hän ihmetteli melko isoon ääneen, miksi minä en enää hoida kirjanpitoa itse.
Totesin tiukasti, että helppohan se on huudella, jos kirjanpitoon kertyy vain muutama tosite kuukaudessa.
Kaverini kun tekee pidempiä projekteja muutamalle asiakkaalle ja laskuttaa ne kerran kuukaudessa. Itse teen asiakastyötä ja pelkästään kuitteja kertyy jokunen kymmentä jok’ikinen viikko.
Kirjanpidon tekeminen itse askarruttanee monia muitakin uusia tai uudehkoja pienyrittäjiä, joten alla muutama sananen omista kokemuksistani.
Miksi siis ulkoistin yrityksen kirjanpidon kolmen ensimmäisen vuoden jälkeen siirtyessäni päätoimiseksi yrittäjäksi? Ja kannattaako kirjanpito tehdä itse vai ei?
Alla kolme pointtia kokemuksiini perustuen.
1. Kirjanpidon tekeminen itse on helppoa, mutta…
Siihen kului viidelläkin kuitilla viikossa aivan turhan paljon aikaa verrattuna siihen, miten vähän kirjanpito minua kiinnostaa. Ja yleensä kuitteja oli paljon enemmän.
Kuvassa taskulaskin, joka myös lukeutuu omatoimikirjanpitäjäyrittäjän parhaisiin apureihin. Kuva: Pixabayn ilmaisarkisto.
Käytin itse toiminimelle tarkoitettua Excel-pohjaa ja kirjausten tekeminen sujui nopeasti. Valmis pohja tai jokin helppo kirjanpito-ohjelma on aina yksinyrittäjälle kullanarvoinen.
Excelin naputtelua enemmän aikaavievempää olivat kaikennäköiset selvittelytyöt, jotka kirjanpitoon jollain tavalla liittyivät.
Voiko tämän ja tämän kulun vähentää, kauanko mitäkin lippuja ja lappuja pitää säilyttää ja miten toiminimen veroilmoitus täytetään.
Jos käyn autolla asiakkaan luona niin miten saan autokulut vähennyksiin?
Ja niin edelleen ja niin edelleen.
Kyse oli vain noin 5-10 tunnista kuukaudessa, mutta mieluummin sitä olisi viettänyt laatuaikaa vaimon kanssa kuin kaivanut Googlesta verotietoa. Mutta harvapa yrittäjä tajuaa laskea arvoa vapaa-ajalleen.
Tämä oli vain yksi sudenkuoppa, joka aloittavan yrittäjän kannattaa välttää.
2. Meinasin heittää rahaa kaivoon
Liikevaihtoni pyörii reilusti alle 30 000 euron hujakoilla, joten saan haettua takaisin osan siitä arvonlisäverosta, jonka tilikauden aikana maksan verottajalle. Tämä pienyrittäjien verohelpotus on nimeltään arvonlisäveron alarajahuojennus.
Mainitaanhan se jo toiminimen veroilmoituksessa mutta en ollut asiaan juuri huomiota kiinnittänyt, koska luulin että kyse on normaaleista alv-palautuksista.
Vanhuus ei tule yksin!
Onneksi kirjanpitäjäni kanssa asia tuli puheeksi siinä vaiheessa kun sellaisen hankin. Onneksi huojennuksen sai vielä haettua takautuvasti parilta aiemmalta vuodelta – tietty puhuttiin vain joistakin satasista mutta hyvä raha sekin on pienyrittäjälle.
Muita mahdollisia rahareikiä en ole viitsinyt edes miettiä. Vähennyksiin olen kyllä pyrkinyt laittamaan kaiken minkä vain voin mutta nyt ainakin voin varmistaa kirjanpitäjältä mitkä asiat lasketaan yrityksen kuluiksi täysimääräisinä ja mitkä ei.
Autokulujen vähentämiseen menetin jo hermoni ja sanoin kirjanpitäjälle että toimitan jatkossa ajopäiväkirjan ja pähkäilkööt hän loput.
3. Kirjanpitäjä tekee muutakin kuin kirjanpitoa
Tai ainakin hyvä kirjanpitäjä tekee. Itse soittelen varmistuksia ties mihin asioihin muutaman kerran kuussa ja kirjanpitäjä osaa antaa vinkkiä silloinkin kun en sitä itse kysy.
Viimeksi vinkkasi, että kannattaisi hoitaa puhelinliittymäasiat eri tavalla, niin säästöä kertyisi siitäkin jokunen kymppi kuussa. Tätä pitänee vielä harkita, koska haluan periaatesyistä pitää nykyisen liittymäni bonusten takia.
”Mieluummin sitä olisi viettänyt laatuaikaa vaimon kanssa kuin kaivanut Googlesta verotietoa.”
Tänä vuonna firman tulos näyttää sen verran hyvältä, että jotain saattaa jäädä säästöönkin. Nyt ei tarvitse enää itse laskeskella parasta vaihtoehtoa siihen, miten rahat saa puljailtua keveimmällä verotaakalla omaan lompakkoon. Kirjanpitäjä pyöritelkööt numeroita!
Mutta se siitä tällä kertaa. Summauksena sanoisin, että tee kirjanpito itse jos toimintasi on sellaista että kuitteja tai muita tositteita kertyy maksimissaan 10 kuukaudessa. Muussa tapauksessa ulkoista!
Jos sinulla on kokemuksia kirjanpito-ohjelmista tai kirjanpidon tekemisestä itse, jätä toki kommenttisi. Kannattaako se vai ei?
Kirjanpito on mitä kiehtovin aihe, ainakin nyt kun sitä ei enää tarvitse pähkäillä ominpäin.